Suostumuksen pyytäminen asiakkaalta
Miten pyytää lupa tallentaa, mitä sanoja käyttää ja mitä tehdä, jos asiakas kieltäytyy.
Tarvitset asiakkaan suostumuksen jokaisen tapaamisen tallentamiseen. Tällä sivulla käsitellään, miten suostumusta pyydetään, mitkä sanamuodot toimivat ja mitä tehdä, jos asiakas kieltäytyy.
Suostumusta on helpoin pyytää vapaamuotoisesti heti tapaamisen alussa small talkin jälkeen.
Sanavalinnoilla on merkitystä
Esittele Revial muistiinpanotyökaluna, ei tekoälytyökaluna. Tekoälyyn liittyy monilla ihmisillä yhä ennakkoluuloja ja turhaa epävarmuutta. Kun se esitellään ensin käytännöllisenä työkaluna, vastaanotto on lähes aina myönteinen.
Tämä on tärkeintä kasvokkaisissa tapaamisissa, joissa puhutaan samassa huoneessa olevalle henkilölle. Suosi rauhallisia, arkipäiväisiä ilmauksia. Korosta muistiinpanojen tekemistä ja läsnäoloa – älä nauhoittamista tai valvontaa. Vältä teknisiä tai kylmiä termejä, kuten transkriptio tai äänitallenne, kun pyydät lupaa henkilökohtaisesti.
Hyödyllisiä tapoja kuvailla sitä:
- muistiinpanoassistentti
- muistiinpanotyökalu
- kokousmuistiinpanotyökalu
- assistentti, joka kirjaa keskustelun pääkohdat
Tapaamiset paikan päällä ja puhelut
Valitse tilanteeseen sopivin vaihtoehto tai muotoile omasi.
Neutraali ja asiallinen
"Hei. Käytän tapaamisissani muistiinpanopalvelua, joka tekee automaattisesti muistiinpanot sisäiseen käyttööme. Sen avulla voin keskittyä itse keskusteluun. Sopiiko sinulle, että nauhoitan äänen sitä varten?"
Lyhyt ja suora
"Käytän muistiinpanopalvelua tapaamisissa. Sopiiko, että nauhoitan keskustelun botin avulla?"
Rento
"Minulla on tässä mukana muistiinpanotyökalu. Sopiiko, että nauhoitamme äänen sisäiseen käyttööme?"
Jos haluat korostaa hyötyä asiakkaalle
"Käytän tapaamisissamme työkalua, joka tekee muistiinpanot automaattisesti. Se auttaa minua muistamaan kaiken tärkeän seuraavaa kertaa varten. Sopiiko se sinulle?"
Etätapaamiset
Etätapaamisissa muistiinpanotyökalua koskeva ilmoitus julkaistaan automaattisesti tapaamisen chattiin, kun botti liittyy mukaan. Tämä voi tukea suostumuskeskustelua, mutta se ei korvaa sitä – muista kysyä lupa myös suullisesti.
Jos asiakas ei halua nauhoitusta
- Sano rauhallisesti: "Ei se mitään, emme nauhoita."
- Pysäytä nauhoitus – paina puhelimestasi Stop tai poista botti tapaamisesta viemällä hiiren sen päälle osallistujalistassa ja valitsemalla Remove from meeting.
- Tee tarvittaessa muistiinpanoja käsin tai sanele yhteenveto jälkikäteen. Katso ohje nauhoittaminen tapaamisen jälkeen.
Asiakasta ei tule paheksua kieltäytymisestä, eikä tilanteesta pidä tehdä kiusallista – suhtaudu siihen rutiininomaisesti.
Mitä asiakkaat saattavat kysyä
Valmiita vastauksia. Käytä niitä sellaisenaan tai omin sanoin.
"Minne data menee?"
"Kaikki data pysyy EU:n sisällä. Tallennus ja analysointi tapahtuvat Haminassa, Suomessa. Data on meidän, ei työkalun."
"Kuka sen näkee?"
"Vain minä ja tiimini sisäisesti. Muistiinpanopalvelulla ei ole pääsyä siihen."
"Noudatatteko GDPR:ää?"
"Kyllä. Katso meidän tietosuojaselosteemme ja Revialin omat tiedot osoitteesta revial.ai/fi/legal."
"Tallennetaanko kaikki?"
"Ei. Vain ne keskustelut, joissa botti on mukana puhelussa tai joissa olen käynnistänyt tallentimen. Se ei käynnisty automaattisesti, ja sen voi pysäyttää milloin tahansa."
"Voinko saada työkalun tekemän yhteenvedon?"
"Totta kai – lähetän yhteenvedon tai muistion tapaamisen jälkeen. Voin jakaa myös äänitallenteen, jos haluat."
Vastaa oman organisaatiosi tiedonkäsittelyä koskeviin kysymyksiin organisaatiosi tietosuojaselosteen mukaisesti. Yllä olevat vastaukset kuvaavat, miten Revial toimii. Organisaatiosi käytäntö määrittelee, mitä syntyneillä muistiinpanoilla tehdään.